管理体系文件不仅是申请认证组织需要编制的文件，也是认证机构为确保机构体系有效运行，依据国家相关认证实施规则、认可准则、认可规范、标准等文件要求，结合机构自身的管理体系实际运行情况制定并需要控制和保持的信息及其载体，包括文件和记录。本文就认证机构中所涉及的管理体系文件的构建并确保持续有效性的应用情况进行探讨。

一、管理体系文件制定的原则和依据

管理体系文件制定的原则主要依据国家认监委对认证机构制定的相关管理体系认证实施规则及管理办法，并结合中国合格评定国家认可委员会对认证机构制定的相关管理体系认可规则、认可规范、实施指南、认可方案、相关机构要求等，以及中国认证认可协会制定的相关认证审核活动的人员注册准则、行业自律公约、管理规范、实施办法等，同时根据国际认可论坛（IAF）实施的多场所组织的管理体系审核与认证、已认可的管理体系认证的转换、信息和通信技术（ICT）在审核中应用等文件和相关行业专项认证要求及规范等相关认证认可文件为原则和依据，来制定符合认证机构相关的管理体系文件。

二、管理体系文件的分类、定义

通常情况下，认证机构内的管理体系文件包括：管理手册、程序文件、公开文件 、支持性文件、专业审核作业指导书以及各类记录表格文件。

（一）管理手册

管理手册是管理体系的表征，是对机构的管理体系运作进行表述、阐述及指导管理体系实际运作的主要文件，它涵盖了认证机构的管理方针、承诺、组织机构、过程关系及接口职责等方面的内容，是机构内全体员工从事管理体系活动都必须遵守的基本依据和行为准则，同时也是认证机构管理体系文件中最高级别的纲领性文件。

（二）程序文件

程序文件是指针对管理体系审核活动的每一个过程进行独立编制的规范要求，以确保审核过程和审核结果符合认证机构要求的文件 ，是管理手册的补充性支持文件，同时也是机构内全体员工进行审核管理活动的具体依据性文件。它可单独编制成册，也可与管理手册一起融合编制成册。

（三）支持性文件

支持性文件是依据程序文件的规定，对机构审核管理流程中的过程进行分解描述，以引导支持各个审核流程中的具体支撑指引性文件，主要包括：《工作规则》《评价准则》《工作指南》《实施规范》《管理规定》《能力要求》等文件。

（四）公开文件

公开文件是指认证机构根据相关文件规定的要求，编制并进行对外公示的告知性文件。同时通过认证机构官方网站对外进行发布，主要起到公开、透明、提前告知的公开指引性管理体系文件。

（五）表格文件

表格文件指在管理体系认证活动中需要使用的表格文件，它是记载和证实管理体系活动及结果信息的文件，即管理类表格文件和审核类表格文件的空白记录表格，可作为需要保持的文件。当在审核活动中，记录表格中填写了相关信息和审核数据，表格就成了记录，随机就转化成了文件，也就是形成证据后需要保留的文件，它是审核管理活动中必不可少的审核证据文件，且是需要长期保留的证据性文件。

（六）专业审核作业指导书

专业审核作业指导书指在各个领域内的，以专业小类代码为标识的专业性强且具有很强的操作性和指导性的专业性补充管理体系文件。

三、管理体系文件的有效控制

就上述六类管理体系文件的控制进行统一归口管理，根据机构相关文件控制程序的规定进行统一办理审批手续，按照发放范围进行统一发放并做好管理体系文件的发放签收记录工作，最后将发放办理完结后的管理体系文件进行存档管理，以确保管理体系文件的制修订情况、备案情况、可追溯性及使用最新有效性文件的及时性，避免使用作废文件的情况发生。

针对认证机构内所管辖的各个分支办事机构，要实行集中统一文件管理，统一文件使用版本，且与认证机构总部保持高度一致，以便在开展各项审核活动中使用最新有效版本的管理体系文件，以确保管理体系文件控制有效。

针对机构内的所有审核员用表，进行统一发放，统一使用审核用最新文件表格，以便统一规范使用文件并规范审核档案材料的管理，确保审核表格最新有效。

结合认证机构的官方网站，确保各类管理体系用表格及文件的最新有效性，做到公开、告知、透明。

由此可见，认证机构的文件化信息与相关管理体系标准要求相结合，分别融入机构管理体系文件的各个章节中；如果相关管理体系发生重大版本变更，以及国家认监委颁布的相关认证实施规则、标准及相关认可文件发生变更时，抑或相关管理体系进行标准转版等相关要求进行更改时，都要对相应的管理体系文件所涉及的相关内容进行及时制修订工作并根据机构文件控制程序进行管理控制，以便使机构的审核活动符合国家相关标准要求，促进认证机构的管理体系文件与国家相关要求保持高度一致，同时确保认证机构规范运作以及审核管理活动持续有效。

四、管理体系文件在认证机构中的积极作用

（一）支撑指引作用

支撑指引作用是指管理体系文件对机构和员工的行为起到支撑、指引的作用，通过规定机构、员工的权利和义务来确定合理正当的行为方式，指引员工的工作行为，即在其规定的范围内从事岗位相关的职责和权限并指引员工按相关程序进行操作，且应知晓哪些可以做，哪些不能做，使其充分认识到岗位的重要性并为实现机构的共同目标付诸行动。

（二）评价作用

评价作用是指对管理体系文件化信息具有判断、衡量机构行为是否符合标准规范程序的作用，结合管理体系标准要求对组织的文件化信息进行符合性评价。同时也是对机构的实际运行期间结合标准要求的实施情况进行整体文件符合性评价，从而为进一步开展现场审核活动提供有力保障。

（三）强制作用

强制作用是指管理体系文件化信息对机构及员工的行为具有强制性管理作用，主要通过文件化信息的规定直接体现出来，同时它还可以作为一种依据手段发挥其作用，增强机构及员工行为规范意识，使其知晓组织的方针、目标、业务过程、风险思维，以及让员工知晓在机构控制下的行为方式的重要性等信息贯穿整个机构的业务运作过程，可以说体现了一定的强制性实施的作用。

（四）管理作用

管理作用是指对管理体系文件化信息进行规范，以促进机构持续、健康、稳定、协调其发展的根本保障。它不仅明确规定了机构的设置、职责、权限、义务，以及各部门、各过程、各层次间的关系，还规定了机构的经营基本理念和要求，为机构的发展提供了多元文化依据，也为审核过程、活动控制过程提供重要依据；另外，管理体系文件化信息是一个动态化的信息管理过程，加强对文件化信息的编审建设，将会提高对机构的统筹规划、组织协调、统一管理、监督和指导机构的各项工作的向前发展，为机构的业务运作过程提供了积极有利的管理作用。

结语

综上所述，文件化信息是认证机构提升自身能力建设的一个重要体现，即随时保持与国家标准、认证实施规则、法律法规等相关要求相呼应，如何将文件化信息真正融入机构的实际运作过程中，避免“两张皮”现象，应成为认证机构永恒不断的追求，并以此为指引，不断实现持续改进，促进和提升机构的运作管理水平。

总而言之，管理体系文件的符合性和有效性是认证机构管理体系正常运行和不断改进的根本保证，是管理体系运行的指南。认证机构形成的管理体系文件，可以说也是机构合规性文化的重要组成部分，是机构长期传承、沉淀出来的以规则为导向的行为规范、思维方式和价值观的总和，同时也是机构风险思维管理的第一道防线，认证机构要随时关注国家认监委、中国合格评定国家认可委员会、中国认证认可协会、IAF国际认可论坛、行业规范等相关文件要求，以持续构建、实施、保持和改进机构内的管理体系文件的最新有效性，使机构在认证审核活动中“编有所依、审以致用，行稳致远”。

来源：《中国认证认可》杂志 2022年第8期