企业管理体系认证审核过程中的这些“审核之礼”,你知道吗?

 

对认证机构来说,审核员是机构直接与企业接触的最前线,审核员的素质直接关系到企业对认证机构乃至认证行业的认识和评价。为此,从GB/T19011到《认证人员执业信用管理规范》,直至由认证机构自身制定的管理制度,都对审核员的素质、能力和职业道德等方面做了全面的规范和要求。此外,还有一些地方,如果不注意,也会影响到自身形象,可能不触犯什么条例和制度,但却关乎礼仪,下面就来说说,审核员在认证审核过程当中,除通用的商务礼仪之外,还需要注意哪些“审核之礼”。
 
1、与领导交谈
 
尊重是礼仪之先,审核当中的尊重首先是从企业领导开始。
审核有一个重要的环节,是审核组至少是审核组长要就企业贯标认证的总体情况与企业领导有一次面对面的交流。这是审核组把握审核脉络和方向,找对企业主要问题点乃至后期沟通非常重要的环节,但在实际的审核过程中,我们发现在这一环节上出现不少问题,一是领导太少。这是最常见的,因为企业领导通常都比较忙,缺个把的在所难免,但如果只有一名管理者代表那就有点说不过去了。二是干脆就省了这个环节,可能领导确实忙,开完会就有别的事走了,审核员也乐得清闲,抓紧时间审核别人去。三是虽然领导都在,但问题问不到点子上或者干脆就不问,龙门阵摆上个把小时就过去了。其实这样都是不正确的,不光是审核程序上有问题,就是礼节上也不好,尤其是最后一种,表面看你好我好,其实是对企业领导对企业掌控能力和管理能力的不尊重不重视。更是对审核员这个身份的不尊重。
 
2、部门审核结束要有沟通
 
沟通时审核当中重要的组成部分,和领导沟通,和部门管理人员沟通和现场人员沟通,和相关方沟通等等,这是发现问题的重要手段。
 我们发现一种很奇怪的现象,审核员在部门审核完后,就直接走了,或者对部门管理人员说上一句你们部门的审核结束了,然后再添一句某某部门在什么地方,带我过去吧。既不说有什么肯定的地方,也不说发现了什么问题,没个交代,部门负责人往往一头雾水,不知道自己究竟做的怎么样。有时候问起来审核员也懒的说,讳莫如深。甚至,发现了问题,准备开不符合的时候,也不和企业人员说清楚,等到末次会上念了不符合,部门的人才知道自己哪里做错了,真错了还好,如果是因为沟通不清,闹了误会就太不应该了。于情于理都有欠缺。
 
3、着装
 
除了机构自己,没有谁对审核员的着装有硬性的规定。但对认证机构来说,审核员是脸面,干净整洁是必须的,对审核员职业来说,这是一个应该受人尊敬的职业,从审核与接受审核的角度说,审核员在审核过程中说是企业管理方面的老师也不为过。实际情况多数企业在接受审核的时候也是一口一个老师这么叫的,作为老师,为人师表还是要的,审核的时候 那就要比普通时候穿的正式一点为好。
 有些时候,因为审核员长期在外,难免照顾不周,穿便装穿的邋遢一点随便一点的时候也有,也可以理解,但这是在企业对着装也不大要求的情况下还说的过去,一旦在着装方面有了反差就不够意思了。有一次,我们审核组一行4人到一家房产服务公司去审核,公司不大,几十人,说实话,心里有些懈怠,加上天气炎热,所以审核组在着装上就疏忽了些,穿T恤的穿牛仔裤的就去了,等到工作人员把我们领到企业会议室的时候,企业参加首次会议的十余人都已经坐在那里,一色的黑色西装领带,左胸配司徽。顿时,一朵乌云笼罩在我们头上,别人不知道,我是一张大脸红扑扑地开完首次会的。
 4、莫论人非
 
审核员有为企业保密的义务,这是审核员最基本的个人素质和行业操守。这个多数审核员还是做的不错的,但有时候还是有一些擦边球让人尴尬不已。
 审核员审核的企业多了,难免有所比较,会不自觉的把企业按照贯标的成熟程度、对审核员的礼遇程度、企业规模和地位等等因素把企业分出个三六九等。这个在心里默诵没人说啥,但如果说出来就大大的失礼了。
 有个别的审核员还就喜欢在和企业交流的时候,摆布这企业的不是,开口这企业不怎么样,闭口那个垃圾企业,让受审核企业听去,虽然不是说的自己,但难免会想,保不齐这家伙在别的企业也这么说我们企业,顿时如冷水浇头,想对你尊重也尊重不起来了。
 
5、我是为企业提供服务的
 
审核员在审核过程当中,企业处于尊重和好客,对审核员多有礼遇是比较正常的,另外从审核员有推荐注册证书的权利这种意义上来说,多少带点居高临下的感觉,但这仅仅是感觉而已,如果把这种礼遇与权利感觉转化成真正的感受,那就大错特错了。个别审核员到企业吆三喝四,照顾不周就火冒三丈甚至百般刁难的,这已经触碰了审核员职业道德的底线了。从根本上来说,我们和企业是契约关系,我们是为企业服务的,服务就该有服务的模样就该有服务的礼仪,而非恣意而为。
 
我们绝大多数的审核员长期奔走在审核一线,和企业打交道有礼有节,不卑不亢,赢得了企业无数的赞誉和尊重,这是让我们骄傲的一支优秀队伍。别让一些不和谐的声音,一些不礼貌的行为影响审核员的形象,我们坚信认证行业会越来越好,认证机构的路会越走越宽,审核员的能力和素质也会越来越高,成为受人尊敬而又光荣的职业。

山东世通认证机构成立于2003年,我们专业只做一件事,15年来服务山东数万家企业管理体系认证工作,咨询电话:4006758617


培训业务        新闻资讯        法规标准        学术园地        关于世通        加入我们      

山东世通集团

咨询电话:400-675-8617
传  真:0532-80779550
地  址:山东青岛高新技术产业开发区竹园路2号
山东世通集团 保留所有权利 ICP证:鲁ICP备14003590号-3
Copyright © 2016 SeatoneGroup. All Rights Reserved
推荐业务:ISO9000质理管理体系认证,ISO14000环境管理体系认证,OHSAS18000职业安全卫生管理体系认证,HACCP认证,ISO22000认证,TS16949认证,ISO50001能源管量体系认证,计量校准,无损检测,食品检测,审核员培训
友情链接:山东世通集团       山东世通认证        山东世通检测        山东世通基因健康        山东世通培训